√ Data Entry Adalah: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawabnya!

data entry

Dalam sebuah perusahaan di berbagai bidang, data menjadi hal yang sangat penting dan vital sehingga pengumpulannya juga hal yang esensial. Dan di era digital sekarang ini data yang didapat tentunya akan diinput ke dalam komputer. Data entry adalah salah satu pekerjaan yang berkenaan dengan hal ini.

Meskipun sering disamakan dengan pekerjaan admin, namun sebenarnya data entry adalah pekerjaan yang berbeda. Karena fokus utama dari data entry adalah input data, sedangkan admin memiliki tugas dan tanggung jawab lebih luas terkait administrasi perusahaan.

Mengenal Apa Itu Data Entry

Data entry merupakan sebuah pekerjaan untuk meng-input data-data ke dalam komputer atau mengubah data fisik menjadi digital. Data yang diinput bisa berupa banyak jenis mulai dari angka, kata, gambar, suara dan lainnya melalui proses pengolahan secara manual maupun dengan bantuan software.

Meskipun terlihat sederhana hanya memasukkan data saja, namun tentunya pekerjaan ini tidak semudah itu. Seringkali data yang dimasukkan begitu banyak, beragam jenisnya, dan harus dimasukkan dalam tenggat waktu tertentu.

Selain itu tak jarang pula data yang diproses merupakan data penting atau bahkan bersifat rahasia perusahaan sehingga harus sangat berhati-hati. Maka dari itu seorang data entry yang dipilih perusahaan haruslah yang dapat dipercaya dan memiliki integritas tinggi.

Baca Juga  √ Manajemen Karir Adalah : Pengertian, Manfaat dan Contohnya!

Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry

Berikut ini merupakan beberapa tugas data entry beserta tanggung jawabnya dalam perusahaan secara umum.

1. Menyiapkan data yang hendak di-input

Hal pertama yang menjadi tugas dari seorang data entry yaitu menyiapkan data maupun dokumen yang hendak dimasukkan ke dalam database di komputer. Data yang ada biasanya perlu disortir terlebih dahulu agar didapat data yang penting dan sesuai serta diperlukan bagi kepentingan perusahaan.

Biasanya sumber-sumber data bisa berasal dari formulir, catatan, maupun yang sejenis yang tentunya perlu disortir dan juga dipahami sebelum dimasukkan ke dalam database di komputer.

2. Melakukan input data ke komputer

Tugas yang mrenjadi fungsi utama dari seorang data entry adalah memasukkan data yang sudah disiapkan dan disortir ke dalam database perusahaan di komputer. Data yang dimasukkan bisa memiliki format yang beragam mulai dari angka, kata, dan juga gambar.

Bahkan tidak menutup kemungkinan pula data yang dimasukkan berupa rekaman suara atau audio jika memang itu yang dibutuhkan.

3. Memastikan data sudah lengkap dan akurat

Tak hanya sekadar memasukkan data saja, data yang dimasukkan tersebut tentunya harus dipastikan sudah akurat dan juga lengkap. Jika masih ada bagian-bagian yang belum lengkap, sudah menjadi tugas data entry untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan.

4. Membuat backup data perusahaan

Karena berurusan dengan teknologi, tentu saja terdapat risiko dimana data hilang atau terserang virus hingga terjadi hal-hal tidak diinginkan pada komputer yang menyimpan data. Oleh karena itu perlu adanya data cadangan untuk menghindari hal tersebut.

5. Mengolah dan mengelola catatan serta dokumen perusahaan dengan baik

Data yang dimasukkan ke dalam database perusahaan haruslah dikelola dengan baik dan dapat dibaca dengan jelas. Data yang berantakan akan membuat pengolahannya menjadi lebih sulit dan lama sehingga tidak bisa digunakan dengan efektif untuk kepentingan perusahaan.

Baca Juga  √ Operator Produksi Adalah : Tugas dan Tanggung Jawab (Lengkap!)

6. Menyiapkan data atau dokumen yang dibutuhkan divisi lain

Tak jarang divisi-divisi tertentu dari perusahaan akan meminta data melalui seorang data entry untuk kepentingan dan tugas masing-masing. Tugas data entry adalah menyiapkan laporan dari dokumen yang dibutuhkan oleh divisi-divisi lain dalam perusahaan.

7. Melakukan testing software update dan sistem database

Seorang data entry juga memiliki tanggung jawab untuk melakukan uji coba terhadap sistem database dan juga software update yang digunakan oleh perusahaan tempatnya bekerja. Nantinya software dan sistem database tersebutlah yang akan sering dipakai oleh data entry dalam melaksanakan tugasnya.

8. Mengelola invoice

Selanjutnya seorang data entry juga memiliki tugas untuk menerima serta memproses invoice pembayaran dan juga memperbarui rincian dari invoice.

Selain tugas-tugas dan tanggung jawab di atas, seorang data entry bisa saja mendapatkan tugas atau tanggung jawab lain bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.

Skill/Keterampilan yang Dibutuhkan Seorang Data Entry

Sebagai profesi yang memiliki posisi penting di dalam sebuah perusahaan, tentunya dibutuhkan pula orang-orang yang memiliki skill atau keterampilan yang memadai. Beberapa skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang data entry adalah sebagai berikut.

1. Menggunakan program input data di komputer

Skill utama yang diperlukan bagi seorang data entry tentunya menggunakan program untuk melakukan input data di komputer. Program yang paling umum digunakan adalah Microsoft Office ataupun yang sejenis.

Microsoft Excel atau Spreadsheet sangat umum digunakan untuk menginput data dalam bentuk angka, sedangkan Microsoft Word atau Google Docs digunakan untuk membuat laporan dari data yang dikumpulkan. Oleh karena itu penting untuk memiliki kemampuan dalam menggunakan 2 tools tersebut.

2. Skill komunikasi yang baik

Karena berkaitan dengan data-data yang penting milik perusahaan, profesi data entry akan sangat sering bersinggungan dengan divisi lain atau bahkan kepala perusahaan. Oleh karena itu memiliki kemampuan komunikasi yang baik akan sangat diperlukan untuk memperlancar pekerjaan.

Baca Juga  √ Helper Adalah : Tugas, Tanggung Jawab dan Gaji (Lengkap!)

3. Kemampuan mengetik dengan cepat dan akurat

Pekerjaan data entry akan sering berada dalam kondisi dimana data yang harus dimasukkan begitu banyak namun dibutuhkan dalam waktu dekat. Memiliki kemampuan untuk mengetik dengan cepat dan akurat menjadi salah satu syarat wajib, setidaknya minimal dapat mengetik 30 kata per detik.

4. Memiliki ketelitian dan peka terhadap detail

Berurusan dengan data yang begitu banyak dan beragam serta penting bagi perusahaan membuat seorang data entry harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi. Selain itu memiliki kepekaan terhadap detail juga akan sangat membantu terutama untuk menyiapkan data penting untuk kebutuhan perusahaan.

Tren dan Peluang Kerja Sebagai Data Entry

Dengan berkembangnya penggunaan data untuk kebutuhan perusahaan membuat profesi yang berkenaan dengan data menjadi banyak dicari. Data entry adalah salah satu pekerjaan yang banyak dicari dalam perkembangan penggunaan data ini.

Terdapat ribuan peluang yang tersedia untuk posisi data entry di Indonesia mulai dari untuk yang sudah berpengalaman maupun yang masih hendak memulai karir atau fresh graduate. Maka dari itu mempelajari skill yang dibutuhkan seorang data entry akan membantu pencari kerja untuk menambah peluang kerja.

Ditambah lagi saat ini pekerjaan data entry juga bisa dilakukan secara remote membuat peluang kerjanya menjadi lebih luas lagi. Dengan memanfaatkan situs pencarian kerja seperti pelangifortunaglobal.com, pekerjaan sebagai data entry bisa menjadi pilihan untuk karir menjanjikan.

Bahkan saat ini banyak perusahaan, startup, hingga beberapa orang juga menawarkan pekerjaan menjadi data entry sebagai freelance. Dengan begitu data entry juga bisa menjadi pekerjaan sampingan bagi yang sudah memiliki pekerjaan tetap di kantor.

Pekerjaan data entry adalah salah satu yang banyak dicari dan bisa menjadi pilihan untuk yang sedang bingung menentukan karir. Segala ilmu untuk mempelajari skill yang dibutuhkan juga tersedia di internet, sehingga bisa dipelajari secara otodidak.