√ Contoh Surat Peringatan Karyawan dan Ketentuannya (Lengkap!)

contoh surat peringatan

Surat peringatan kerja atau biasa disebut SP diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang dinilai melalaikan tugas dan tanggungjawab dalam pekerjaannya. Ingin tahu lebih jauh tentang surat peringatan dan contoh surat peringatan untuk karyawan pekerja?

Jika ingin mengetahui informasi lebih lengkapnya, maka langsung saja baca artikel di bawah ini ya! Simak hingga akhir untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dan terpercaya!

Apa yang Dimaksud dengan Surat Peringatan?

Surat peringatan atau SP merupakan sebuah surat pemberitahuan resmi yang ditulis oleh perusahaan dan disahkan oleh pihak yang berwenang. Pihak yang berwenang biasanya setingkat dengan manajer atau jabatan di atasnya.

SP ditunjukkan kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran aturan perusahaan, tindakan tidak pantas, dan tindakan negatif lainnya. Misalnya, sering datang terlambat atau bahkan tidak masuk kerja tanpa keterangan, melalaikan tugas hingga menimbulkan permasalahan besar, dan lain sebagainya.

Surat peringatan diberikan dengan tujuan sebagai teguran atas kesalahan yang dilakukan karyawan. Harapannya setelah mendapat surat teguran, karyawan tersebut bisa memperbaiki diri dan melakukan perbaikan kerja.

Karyawan yang mendapat surat peringatan bisa juga mendapat sanksi lainnya. Misalnya, tidak bisa naik jabatan, potongan gaji, dan lain sebagainya. Tentu saja sanksi tersebut tidak berlaku selamanya. Namun, masa berlakunya sanksi sama dengan masa berlakunya surat peringatan.

Peraturan tentang Surat Peringatan Karyawan

Surat peringatan yang dikeluarkan oleh perusahaan diatur oleh beberapa peraturan. Salah satu peraturan yang mengaturnya adalah UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Baca Juga  √ Skill Adalah: Contoh, Macam dan Bedanya dengan Kompetensi!

Di dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa perusahaan berhak memberhentikan karyawan atau pemecatan jika karyawan sudah mendapat surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

Masing-masing surat peringatan tersebut berlaku paling lama selama 6 bulan. Namun, masa berlakunya surat peringatan ini juga tergantung pada surat perjanjian kerja yang telah ditandatangani sebelum mulai bekerja.

Format Surat Peringatan untuk Karyawan

Struktur surat peringatan untuk karyawan pada dasarnya menyerupai surat formal atau resmi lainnya. Contoh surat peringatan 1, SP2, dan SP3 secara umum terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

  • Kop surat berisi identitas perusahaan
  • Nomor surat
  • Perihal
  • Lampiran (Jika diperlukan)
  • Identitas penerima (Nama, NIK, Jabatan)
  • Isi surat
  • Pengesahan (Tempat, tanggal, tanda tangan, cap)

Di dalam isi surat peringatan juga diberi keterangan tentang pelanggaran apa yang telah dilanggar, alasan pemberian surat peringatan, dan sanksi yang didapatkan. Selain itu, dapat juga dicantumkan informasi lainnya terkait detail dari surat peringatan.

Penulisan surat peringatan harus dilakukan dengan jelas dan tidak menimbulkan salah tafsir.

Contoh Surat Peringatan Kerja

Berikut ini beberapa contoh surat peringatan kerja yang dapat dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan setelah melakukan pelanggaran aturan perusahaan.

1. Surat Peringatan Tahap 1 (SP1)

Surat peringatan tahap 1 atau SP1 diberikan kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan, seperti berkali-kali datang terlambat atau tidak hadir tanpa alasan yang jelas.

PT Surya Kencana Harapan

Ruko Emerald Kencana, Jakarta Selatan

Telp. (0282) 667888

Nomor: SP/002/06/2021

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)

Kepada Yth.

Clara Putri Kemala (NIK. 0219042255)

Staff Keuangan PT Surya Kencana Harapan

di Tempat

Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Surya Kencana Harapan, kinerja Saudari Clara Putri Kemala selama bekerja sebagai staff keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP perusahaan, yaitu:

  1. Tidak masuk kerja tiga hari berturut-turut tanpa alasan yang jelas.
  2. Tidak memberikan laporan bulanan secara rinci dan tepat waktu.
Baca Juga  √ Cara Membuat Surat Keterangan Sehat Beserta Contoh & Syaratnya!

Berdasarkan tindakan dan kinerja Saudari Clara Putri Kemala, maka Saudari Clara Putri Kemala mendapatkan teguran tertulis.

Demikian surat ini dibuat agar menjadi teguran serta peringatan atas perilaku dan tindakan yang kurang sesuai. Harapannya akan ada sikap positif dari Saudari Clara Putri Kemala untuk memperbaiki perilaku dan kinerja.

Jakarta, 10 Juni 2021

PT Surya Kencana Harapan

(tanda tangan dan cap stempel perusahaan)

Antonius Ergo Perkasa

Direktur Utama

2. Surat Peringatan Tahap 2 (SP2)

Surat peringatan kedua atau SP2 diberikan kepada karyawan yang kembali melakukan kesalahan pelanggaran peraturan perusahaan. Di dalam surat ini terdapat sanksi yang harus didapatkan karena kembali melakukan pelanggaran.

Berikut ini contoh surat peringatan karyawan tahap 2 atau SP2, yaitu:

PT Surya Kencana Harapan

Ruko Emerald Kencana, Jakarta Selatan

Telp. (0282) 667888

Nomor: SP/001/01/2022

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal: Surat Peringatan 2 (SP2)

Kepada Yth.

Clara Putri Kemala (NIK. 0219042255)

Staff Keuangan PT Surya Kencana Harapan

di Tempat

Bersamaan dengan surat ini, kami menyampaikan surat peringatan kedua (SP2) sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama (SP1) yang sebelumnya telah disampaikan kepada Saudari Clara Putri Kemala. Namun, tidak ada tindakan baik yang dilakukan oleh Saudari Clara Putri Kemala.

Perusahaan memutuskan untuk mengajukan sanksi berdasarkan peraturan perusahaan dan perjanjian kerja yang telah disepakati sebelumnya. 

Sanksi yang diberikan yaitu pemotongan gaji sebesar 50% selama 2 (dua) bulan.

Apabila setelah SP 2 Saudari Clara Putri Kemala tetap tidak menunjukkan tindakan baik, maka perusahaan berhak mengeluarkan surat peringatan ketiga (SP3) dengan saksi pemutusan kerja.

Baca Juga  Tips Pakaian Interview Kerja Pria yang Bisa Jadi Inspirasi

Demikian surat ini dibuat untuk dapat ditaati dengan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 25 Januari 2022

PT Surya Kencana Harapan

(tanda tangan dan cap stempel perusahaan)

Antonius Ergo Perkasa

Direktur Utama

3. Surat Peringatan Tahap 3 (SP3)

Surat peringatan ketiga dikeluarkan ketika karyawan tetap tidak melakukan perubahan sikap atau perbaikan kinerja setelah mendapat surat peringatan kedua. Surat peringatan ketiga ini berupa surat pemberitahuan pemutusan hubungan kerja.

PT Surya Kencana Harapan

Ruko Emerald Kencana, Jakarta Selatan

Telp. (0282) 667888

Nomor: SP/001/03/2022

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal: Surat Peringatan 3 (SP3) atau Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Kepada Yth.

Clara Putri Kemala (NIK. 0219042255)

Staff Keuangan PT Surya Kencana Harapan

di Tempat

Bersamaan dengan surat ini, perusahaan memberikan surat peringatan ketiga (SP) sekaligus surat pemutusan hubungan kerja. Surat ini dikeluarkan atas dasar kesalahan yang telah dilakukan oleh Saudara Clara Putri Kemala selama 6 bulan berturut-turut tanpa ada perbaikan.

Keputusan ini kami buat agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lebih baik.

Sehubungan dengan hal ini, insentif gaji Saudari Clara Putri Kemala akan diberikan pada 31 Maret 2022.

Demikian surat ini dibuat untuk dapat ditaati dengan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 15 Maret 2022

PT Surya Kencana Harapan

(tanda tangan dan cap stempel perusahaan)

Antonius Ergo Perkasa

Direktur Utama

Contoh surat peringatan kerja di atas bisa menjadi referensi untuk berbagai keperluan. 

Nah, agar tidak mendapat surat peringatan ketika bekerja, maka lebih baik kerjakan setiap tugas dengan baik. Jangan lupa pilih juga pekerjaan yang sesuai kemampuan agar pekerjaan pun terasa lebih mudah dan maksimal dikerjakan.

Oh ya, coba kunjungi pelangifortunaglobal.com yang merupakan wadah bagi pelamar pekerjaan untuk mendapatkan pekerjaan sesuai kemampuan!