Contoh Surat Tugas Resmi yang Baik dan Benar

contoh surat tugas

Kemajuan teknologi digital tidak lantas menggantikan surat sebagai sarana komunikasi yang berhubungan dengan kegiatan resmi, salah satunya adalah surat tugas. Ada banyak contoh surat tugas yang dibuat oleh pejabat berwenang di lingkungan instansi, organisasi atau lembaga tertentu.  

Pengertian Surat Tugas

Sudah dapat ditebak dari namanya, surat tugas tentu berkaitan dengan pemberian tugas dari atasan kepada bawahan. Lebih jelasnya lagi, surat tugas adalah jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh pejabat di lingkungan kerja tertentu untuk menugaskan pegawai melakukan pekerjaan khusus. 

Surat tugas bersifat sementara karena hanya berlaku selama masa kerja yang diputuskan oleh pejabat pemberi tugas. Misalnya, dalam surat tertulis penugasan selama 3 minggu, maka surat tersebut tidak akan berlaku lagi di luar masa kerja tersebut. 

Baca Juga  √ 10 Cara Melamar Pekerjaan yang Disukai HRD & Cepat Diterima!

Jenis pekerjaan yang ditugaskan umumnya hanya satu untuk satu orang atau satu tim. Pegawai yang menerima surat penugasan ini wajib menjalankan sesuai perintah atasan yang tertulis pada surat. 

Misalnya, pada contoh surat tugas mengikuti pelatihan, akan termuat lamanya waktu dan lokasi pelatihan. Jika diharuskan untuk mengikuti pelatihan 5 hari, maka harus memenuhi tanggung jawab tersebut sampai selesai acara. 

Bagaimana Cara Membuat Surat Tugas? 

Sebagai surat yang sifatnya resmi, penulisan surat tugas harus dibuat singkat, jelas dan padat sehingga dapat dipahami dengan baik. Seperti halnya karakteristik surat resmi lain, jenis surat penugasan ini juga memiliki bagian-bagian yang menyusun surat. 

Pada contoh surat tugas kerja yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga tertentu, umumnya tercantum bagian kepala surat, nomor surat, perihal, identitas pemberi dan penerima tugas, deskripsi singkat tugas dan pengesahan berupa tanda tangan. Penjelasan selengkapnya di bawah ini: 

Baca Juga  Contoh CV Bahasa Inggris Menarik & Wajib Dikuasai Pencari kerja

1. Kop Surat

Bagian ini berisi identitas instansi, lembaga atau perusahaan untuk membuktikan bahwa surat tersebut asli. Informasi tersebut juga dapat digunakan oleh pihak di tempat tugas sementara pegawai jika ingin menghubungi instansi asal. 

2. Nomor dan Perihal 

Bagian nomor dan perihal termasuk dalam format baku untuk surat resmi. Perihal diisi dengan keterangan penugasan, misalnya “Surat Tugas Mengikuti Workshop”. 

3. Nama Pejabat Pemberi Tugas

Pada surat tugas, identitas pejabat yang menugaskan pegawai harus dimunculkan. Informasi yang ditulis cukup nama lengkap, jabatan yang diemban dan nomor telepon aktif. Bagian ini menjadi penegas bahwa perintah penugasan wajib dijalankan oleh pihak penerima. 

4. Nama Pegawai Penerima Tugas

Agar surat tidak tertukar dan memang harus dijalankan oleh pegawai tertentu, maka identitas pegawai tersebut juga harus dimasukkan. Data yang perlu ditulis yakni nama lengkap, posisi, alamat dan nomor telepon aktif.  

5. Inti Surat 

Bagian ini memuat jenis tugas yang diberikan kepada penerima surat. Tugas yang ditulis harus spesifik beserta informasi waktu, lokasi dan ketentuan penting lain. 

Baca Juga  √ Contoh Surat Referensi Kerja dan Cara Membuatnya

6. Kolom Tanda Tangan

Sebagai bukti bahwa surat tugas tersebut asli dan sah, maka pejabat pemberi tugas harus memberikan tanda tangan di akhir surat.

Contoh Surat Perintah Tugas

Berikut contoh surat penugasan untuk karyawan: 


PT. Abadi Lintang Transport 
Jalan Kemuning Raya Nomor 110 B, Semarang 
Telp. 0181919,
Fax. 8900,
email: abaditransport@gmail.com

Semarang, 18 April 2020 

Nomor       : 18/ALT/110/2020 
Perihal       : Surat Tugas Pengurusan Dokumen 
Lampiran   : – 

Pihak yang bertanda tangan di bawah ini: 

Nama                : Pradana Aji Kusuma 
Jabatan             : Manajer Administrasi 
Nomor telepon   : 011829200

melalui surat ini ingin memberikan tugas kepada: 

Nama                : Mekar Ananda 
Jabatan             : Staff Administrasi 
Nomor telepon  : 0119220
Alamat              : Tanjung Luar Nomor 17D, Semarang 

untuk mengurus dokumen ekspor dengan ketentuan sebagai berikut:

Tanggal            : 20 April 2020  
Waktu               : 08.00 s.d. selesai 
Lokasi               : Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Semarang 

Pihak pemberi kuasa telah menyatakan dengan jelas untuk bersedia bertanggung jawab atas semua kewajiban yang berkaitan dengan isi surat tugas yang diberikan kepada pihak penerima tugas. 

Demikian surat tugas ini dibuat agar digunakan dengan semestinya. 

Pemberi Tugas
Manajer Administrasi, 

Pradana Aji Kusuma

Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Selanjutnya, berikut contoh surat tugas untuk perjalanan dinas: 


PT. Bitis Kosmetik Surabaya  
Jalan Mekar Raya Nomor 110-112 B, Surabaya 
Telp. 0182929,
Fax. 019288,
email: bitiskosme@gmail.com
Website: bitiskosmetik.co.id

Surabaya, 11 Maret 2020

Nomor       : 125/XD/III/2020
Perihal       : Surat Perjalanan Dinas 
Lampiran   : 2 lembar 

Sehubungan dengan rencana pengembangan kantor cabang perusahaan di wilayah Yogyakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini: 

Nama                : Karlina Ambar 
Jabatan             : Direktur PT, Bitis Kosmetik 
Nomor telepon   : 0101292020

memberikan tugas melalui surat ini kepada:  

Nama                : Ajeng Rara
Jabatan             : Manajer Marketing 
Nomor telepon   : 012364

untuk melakukan perjalanan dinas dengan tujuan yang sudah disebutkan di awal surat. Adapun ketentuan perjalanan dinas tersebut yaitu: 

Tanggal berangkat             : 20 Maret 2020
Tanggal kembali                : 26 Maret 2020 
Fasilitas kendaraan            : Mobil inventaris perusahaan 
Akomodasi penginapan     : Hotel Intan Muara Yogyakarta 

Perlu diketahui bahwa semua kebutuhan pegawai selama menjalani tugas akan ditanggung oleh PT. Bitis Kosmetik tanpa syarat tambahan. Rincian tugas selama berada di Yogyakarta tertulis di lampiran yang kami sertakan dengan surat ini. 

Demikian surat penugasan perjalanan dinas ini kami tulis untuk dijalankan dengan sungguh-sungguh sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan. 

Pemberi Tugas
Direktur PT. Bitis Kosmetik 

Karlina Ambar 

Contoh Surat Tugas Perusahaan 

Berikut contoh surat tugas yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk dijalankan oleh karyawan: 


PT. GAHAR SENTOSA
General Contractor & Supplier
Jalan Makmur Raya Nomor 110 B, Malang
Telp. 012922,
Fax. 019292,
email: gaharcontractor@gmail.com

Malang, 11 Juni 2019 

SURAT TUGAS
Nomor: 112/XX/VI/2019

Berkaitan dengan proyek pembangunan Hotel Eldara di Jalan Raya Patih Nomor 145, Malang, Jawa Timur yang telah dimulai pada 7 Juni 2019, maka pihak yang bertanda tangan di bawah ini: 

Nama                 : Barja Subrawa 
Jabatan              : Manajer Proyek 
Nomor telepon    : 012456

memberikan tugas kepada: 

Nama                  : Azkar Bara 
Jabatan               : Petugas Lapangan 
Nomor telepon    : 087278

untuk mengawasi proses pembangunan Hotel Eldara Malang hingga dinyatakan selesai dengan sebaik-baiknya terhitung mulai tanggal 15 Juni 2019 sampai dengan 18 November 2021. 

Semua biaya yang dibutuhkan selama menjalankan tugas pengawasan ini akan dimasukkan ke biaya proyek pembangunan Hotel Eldara Malang berdasarkan aturan yang berlaku. 

Rincian tugas dan ketentuan penting lain yang perlu diperhatikan sudah tercantum pada lampiran yang kami sertakan bersama surat ini. 

Demikian surat penugasan ini kami tulis untuk dilaksanakan dengan kesadaran dan penuh tanggung jawab hingga proyek pembangunan selesai. 

Pemberi Tugas
Manajer Proyek 

Barja Subrawa 

Contoh Surat Tugas Guru

Adapun contoh surat tugas untuk guru sebagai berikut: 


PEMERINTAH KABUPATEN KARANG BAWANG
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS KARANG BAWANG 2
Jalan Mangkunan Nomor 17, Karang Bawang
Telp. 019292,
Fax. 01922,
email: smakrbawang@gmail.com

SURAT TUGAS DINAS
Nomor: 245/X/18/2019

Pihak yang bertanda tangan di bawah ini: 

Nama                 : Mara Wati, M.Pd 
Jabatan              : Kepala Sekolah SMA Karang Bawang 2
Nomor telepon    : 087567

melalui surat ini memberikan tugas kepada: 

Nama                 : Harti Kusuma, S.Pd 
Jabatan              : Guru Mata Pelajaran Sejarah 
Nomor telepon   : 087544

untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Peningkatan Kompetensi Guru Mata Pelajaran Sejarah Tingkat SMA yang akan diadakan dengan ketentuan di bawah ini:

Hari, tanggal      : Kamis s.d Sabtu, 10 s.d 12 Juni 2019 
Waktu                : 08.00 – 15.30 WIB 
Lokasi                : Gedung Pelatihan A Dinas Pendidikan Kabupaten Karang Bawang 

Demikian surat penugasan ini dibuat sehingga pihak yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas untuk mengikuti pelatihan sebagaimana yang tertulis. 

Karang Bawang, 5 Juni 2019

Kepala Sekolah SMA Karang Bawang 2

Mara Wati, M.Pd 

Dengan melihat beberapa contoh surat tugas untuk berbagai keperluan, pasti akan mudah untuk memahami isi surat dengan baik dan bahkan menyusun surat serupa nantinya. 

Bagaimana jika belum bekerja? Informasi ini akan tetap berguna karena pelangifortunaglobal.com siap membantu menemukan pekerjaan yang paling sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Lowongan pekerjaan yang dapat diakses sangat banyak dan berasal dari berbagai bidang.