√ General Affair Adalah: Tugas, Fungsi dan Skill (Lengkap!)

general affair adalah

General affair adalah pekerjaan yang posisinya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional yang ada pada sebuah perusahaan. Pada perusahaan kecil menengah, posisi ini biasanya tergabung dengan HRD atau purchasing.

Tugas general affair yaitu mengelola pengadaan barang serta fasilitas yang dibutuhkan perusahaan. Posisi ini memiliki tanggung jawab untuk memastikan setiap barang yang diminta oleh divisi lain bisa terpenuhi sesuai dengan anggaran.

Tugas General Affair Pada Setiap Industri

Setiap perusahaan menerapkan kebijakan yang berbeda terkait tugas general affair. Hal tersebut disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Perbedaan jenis bisnis yang dikelola bisa saja membuat tugasnya GA menjadi beragam. Simak beberapa tugas GA secara umum dan juga pada beberapa industri berikut ini:

1. Secara Umum

Apabila digambarkan secara umum, GA memiliki tugas yang hampir seluruhnya berkaitan dengan kegiatan kantor seperti pengadaan barang, perizinan, pengadaan alat tulis, menjaga aset perusahaan dan lain sebagainya.

Bahkan pada beberapa perusahaan, tanggung jawab seorang GA juga merangkap sebagai HRD. Namun, biasanya hal ini diterapkan pada perusahaan yang tidak terlalu besar. Jika perusahaan sudah besar dan terus berkembang, maka posisi GA dan HRD harus dipisahkan.

2. Pada Perusahaan FMCG

FMCG atau Food Moving Cusumer Good merupakan perusahaan yang menjual produknya secara cepat dengan harga yang relatif murah. Perusahaan ini memiliki bisnis yang umumnya sudah besar dan menjual produk yang memiliki kemasan.

Usia simpan produk umumnya cenderung pendek karena permintaan konsumen yang tinggi atau karena produk mudah rusak. Pada industri ini, posisi GA akan memiliki tugas seperti di bawah ini:

  • Mengurus pemeliharaan fasilitas, gedung, dan aset perusahaan lainnya.
  • Mengurus perawatan serta pengadaan kendaraan operasional perusahaan jika ada.
  • Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan atau proyek yang sedang dilakukan perusahaan.
  • Terlibat langsung dalam urusan komunikasi antar pihak internal dan eksternal.
  • Membuat dokumen administratif yang dibutuhkan.
Baca Juga  √ 2 Jenis Status Pekerjaan Karyawan Menurut Kemnaker

3. Pada Perusahaan Manufaktur

Posisi general affair pada sebuah perusahaan manufaktur memiliki beberapa tugas sebagai berikut:

  • Ikut bertanggung jawab terkait kondisi listrik serta berbagai peralatan operasional yang dimiliki perusahaan.
  • Membangun dan menjaga relasi dengan pihak luar yang terlibat seperti Kepolisian, Kecamatan, Kelurahan, dan lainnya.
  • Terlibat dalam kegiatan pembuatan izin perusahaan seperti untuk reklame, bangunan dan lain sebagainya.
  • Menangani pengadaan alat kerja dan alat tulis.
  • Melakukan kontrol terhadap pekerjaan cleaning service, driver, security dan lainnya.

4. Pada Perusahaan Startup

General affair adalah posisi yang berperan penting dalam perusahaan startup untuk dapat memaksimalkan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Untuk itu, umumnya perusahaan startup memiliki GA dan HRD dalam satu posisi. Berikut beberapa tugasnya:

  • Menyimpan bukti transaksi perusahaan seperti struk belanja atau invoice untuk dapat diberikan kepada bagian finance.
  • Mengurus benefit yang diberikan kepada karyawan seperti asuransi kesehatan.
  • Menyiapkan berbagai kebutuhan administratif.
  • Menyiapkan dokumen legal lainnya yang diperlukan perusahaan.
  • Memantau absen karyawan seperti izin sakit, cuti, dan lainnya.
  • Menyiapkan dokumen kepegawaian seperti surat kontrak dan perjanjian kerja.
  • Menjaga alat-alat yang ada di perusahaan dan memastikan sistem kerjanya tetap terjaga. Alat terkait seperti printer, scanner, mesin fotokopi, dan lain-lain.

5. Pada Perusahaan Retail

Pada perusahaan retail, posisi general affair memiliki tugas seperti di bawah ini:

  • Terlibat dalam proses perizinan dan legalitas.
  • Menyiapkan dokumen administrasi terkait kebutuhan kantor.
  • Mengurus sistem pemeliharaan gedung kantor dan berbagai fasilitas penunjang lainnya.
  • Mengatur jadwal operasional karyawan lainnya seperti satpam, office boy, supir, dan lainnya.
  • Merawat keadaan kendaraan operasional perusahaan.
Baca Juga  √ Helper Adalah : Tugas, Tanggung Jawab dan Gaji (Lengkap!)

6. Pada Perusahaan Teknologi

General affair adalah posisi dengan gambaran tugas yang sederhana, namun sebenarnya cukup rumit.

Hal tersebut terjadi karena tanggung posisi ini berkaitan langsung dengan sumber daya perusahaan. Pada perusahaan teknologi, GA akan memiliki tugas sebagai berikut:

  • Membantu supervisor dalam melakukan tindakan konseling untuk karyawan.
  • Membantu dalam proses rekrutmen.
  • Menyiapkan perjanjian kontrak kerja serta memperbarui masa berlakunya kontrak tersebut.
  • Membantu supervisor dalam hal penilaian kinerja karyawan.
  • Melakukan proses training development yang akan dilakukan dalam perusahaan.
  • Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan pengembangan SDM dalam perusahaan.
  • Terlibat dalam proses renovasi dan pembukaan kantor cabang baru.
  • Mengelola kinerja tim sebagai bagian dari evaluasi yang mampu berjalan secara berkelanjutan.

Beberapa Skill yang Perlu Dimiliki General Affair

Skill general affair merupakan kemampuan dasar yang perlu dimiliki agar bisa menjalankan pekerjaan dengan baik.

Selain beberapa kualifikasi tertentu, seorang kandidat perlu memiliki skill agar bisa melakukan tanggung jawabnya dengan baik. Apa saja skill tersebut, simak informasinya berikut ini:

  • Kemampuan memecahkan masalah.
  • Mempunyai pengalaman koordinasi terkait pengadaan barang.
  • Memiliki keterampilan untuk dapat menyusun dan mencatat pembelian, termasuk perawatan fasilitas kantor.
  • Teliti.
  • Mempunyai interpersonal skill yang bagus.
  • Memahami tata cara dan prosedur negosiasi.
  • Jujur.
  • Memiliki kemampuan komunikasi yang bagus.
  • Mampu mengatur waktu dengan baik.

Fungsi General Affair Pada Perusahaan

Fungsi general affair dalam perusahaan memiliki peranan yang bisa dikatakan cukup krusial. Hal tersebut terjadi karena posisi ini memiliki banyak fungsi dan tidak bisa disepelekan keberadaannya. Untuk lebih memahaminya, silahkan simak uraiannya sebagai berikut:

1. Membantu Perizinan

GA dapat berfungsi untuk membantu proses perizinan eksternal yang dibutuhkan oleh perusahaan seperti ke wartawan, kecamatan, kepolisian, dan lain sebagainya.

Untuk itulah posisi GA membutuhkan orang yang memiliki komunikasi yang bagus karena berkaitan dengan tanggung jawabnya. Jika komunikasi yang dijalin bagus, maka masalah perizinan tidak akan menemukan masalah.

Baca Juga  √ Operator Produksi Adalah : Tugas dan Tanggung Jawab (Lengkap!)

2. Membuat SOP

GA memiliki fungsi untuk dapat mengembangkan, menerapkan, dan menciptakan sistem kerja dalam perawatan serta pengadaan fasilitas yang tersedia di kantor.

Contohnya seperti membuat jadwal pembersihan toilet, membuat ringkasan pemeliharaan untuk alat transportasi perusahaan, dan lainnya.

3. Membangun Hubungan Baik dengan Pihak Internal dan Eksternal

Pekerjaan sebagai GA mengharuskan seseorang untuk dapat mengenal supplier barang atau jasa hingga vendor.

Hal tersebut diperlukan karena komunikasi yang baik mampu menunjang GA untuk dapat memenuhi tanggung jawabnya dengan tepat. Untuk itu, memelihara hubungan dengan pihak eksternal juga menjadi salah satu fungsi GA.

Bukan hanya itu, GA juga perlu memastikan bahwa pihak internal merasa nyaman dengan fasilitas yang dihadirkan dengan cara membuat survey. Hal tersebut dibutuhkan untuk dapat meningkatkan pelayanan yang diberikan.

4. Mengoptimalkan Pemeliharaan

General affair adalah posisi yang berfungsi untuk menilai serta memprioritaskan fasilitas perusahaan sesuai anggaran. Misalnya, apabila perusahaan memiliki dua fasilitas yang harus diperbaiki.

Maka GA harus melakukan pertimbangan dan menentukan fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan. Beberapa faktor dan hal terkait akan masuk pada pertimbangan agar bisa menentukannya dengan tepat.

5. Menjalankan Sistem Perawatan

GA dapat berfungsi sebagai pihak yang dapat memastikan seluruh aspek yang dimiliki perusahaan dapat terawat dengan baik. Beberapa hal tersebut antara lain seperti kebersihan lingkungan kerja, ruang meeting, meja karyawan dan lain sebagainya.

Selain itu, GA juga perlu menyusun laporan anggaran yang telah disesuaikan dengan besarnya biaya anggaran agar mampu menjaga efektivitas dalam perusahaan.Dengan memahami pengertian general affair adalah mampu memberikan gambaran tentang posisi pekerjaan tersebut dan persiapan apa saja yang perlu dilakukan. Pelamar kerja bisa memilih pelangifortunaglobal.com sebagai wadah untuk dapat mendapatkan posisi sesuai kemampuan.